校属各单位：

为加强学校档案管理工作，确保我校各项工作形成的文件材料完整齐全归档，更好地服务于学校中心工作，根据《洛阳理工学院档案管理办法》（校发〔2026〕2号）有关规定，请各单位将2025年度形成的文件材料依照归档范围收集整理，按照归档要求向档案馆及时移交归档。现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2025年1月1日至12月31日期间，学校党政、科研、教学、外事、财会、基建、仪器设备、出版等各项工作和活动中产生的具有保存价值的文件材料。各单位文件材料归档范围依据《三合一制度》。

2.归档的文件材料需包括纸质材料和相对应的PDF文件。

3.各单位的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）实物档案及具有保存价值的声像档案。

二、归档要求

1.文件类的归档材料实行以“件”为单位归档。学校办公OA流转的收、发文，由学校收、发文部门统一移交，各二级单位不需重复移交。

2.财会（凭证、账簿、报表等）、教学（录取、学籍成绩）、科研、基建、仪器设备等专业性归档材料,以“卷”为单位进行整理立卷。此类档案实行部门立卷制度，需完成档案管理系统录入，经档案馆验收合格后归档。

3.归档的声像、实物档案须标明事由、时间、地点、人物等要素，并附简要说明；归档的电子档案（即PDF文件）以光盘形式移交，标题须与纸质档案一致。

4.归档材料应齐全完整，落款时间、公章齐备；文件材料应以原件归档，特殊情况需归档复印件的应加盖公章以说明复印件出处。

三、档案的移交

归档单位移交档案材料时，需要填写归档文件移交目录一式二份（附件1），档案馆按归档要求进行验收，合格后办理移交手续。

四、归档时间

以件为单位的文件材料，请于3月31日前完成移交。立卷部门请于4月30日前完成归档。

联系地址：王城校区图书信息中心一楼103室

联系电话：65929005 联系人：张老师、刘老师

附件:1. 归档文件移交目录.xlsx

                                                                                                                档案馆

                                                                                                           2026年3月12日